Checklist para solicitar ayudas a la digitalización: qué revisar

Primero, comprueba que existe una convocatoria abierta

Una checklist solo tiene sentido si sabes para qué ayuda la estás preparando. En el caso del Kit Digital, todas las convocatorias tienen el plazo de solicitud cerrado. Las dos últimas que quedaban abiertas, la del Segmento III y la de comunidades de bienes y entidades asimiladas, cerraron el 31 de octubre de 2025. Kit Consulting, el bono de asesoramiento digital de Red.es, cerró su plazo el 31 de marzo de 2025.

Tampoco existe un «Kit Digital 2027» oficial: no hay bases, convocatoria ni anuncio en el BOE, en Red.es ni en Acelera pyme. Ninguna web, incluida esta, puede tramitar una solicitud antes de que se publique una convocatoria. Cuando el Kit Digital estaba abierto, la solicitud se presentaba únicamente en la sede electrónica de Red.es. Si se publica otra ayuda, la sede donde se presenta la indicarán sus propias bases.

Lo que sigue es una lista de preparación basada en lo que pidieron las convocatorias del Kit Digital. Te sirve para tener la casa ordenada y reaccionar rápido, pero cualquier ayuda futura tendrá sus propios requisitos y tendrás que contrastar cada punto con su texto oficial.

Bloque 1: los datos básicos de tu empresa

Muchos problemas en una solicitud nacen de datos que no coinciden entre sí: una dirección distinta en Hacienda y en el formulario, una plantilla contada de dos maneras o una forma jurídica mal indicada. Reúne estos datos en un único documento interno y revísalos con tu gestoría antes de que haya un plazo abierto.

En el Kit Digital, el tamaño de la empresa determinaba en qué convocatoria entrabas, y las comunidades de bienes, las sociedades civiles y las explotaciones agrarias de titularidad compartida tuvieron una convocatoria propia. Por eso conviene tener claro desde el principio qué tipo de entidad eres y cuántas personas trabajan contigo.

• NIF y razón social exactamente como figuran en Hacienda.
• Domicilio fiscal, que en el Kit Digital debía estar en España.
• Fecha de alta en el censo de empresarios: las convocatorias exigían una antigüedad mínima de 6 meses.
• Número de empleados, calculado con el criterio que indique cada convocatoria.
• Forma jurídica: sociedad, autónomo, comunidad de bienes u otra entidad.
• Persona que firmará en nombre de la empresa y su cargo o relación con ella.

Bloque 2: obligaciones fiscales y con la Seguridad Social

Las convocatorias del Kit Digital pedían estar al corriente con Hacienda y con la Seguridad Social, no estar en situación de crisis y respetar el límite de las ayudas de minimis. Son condiciones habituales en las subvenciones públicas, así que revisarlas tiene valor para cualquier programa, no solo para este.

No esperes a que se abra un plazo para descubrir una deuda olvidada o una declaración sin presentar. Una revisión con tu asesoría unas semanas antes te da margen para regularizar lo que haga falta. Los certificados de estar al corriente los emiten la Agencia Tributaria y la Seguridad Social; consulta en sus sedes oficiales cómo se obtienen y qué validez tienen.

• Declaraciones fiscales presentadas y sin deudas pendientes de pago.
• Cuotas de Seguridad Social pagadas, o un aplazamiento en regla si lo hay.
• Notificaciones pendientes revisadas en los buzones electrónicos de ambas administraciones.
• Relación de ayudas públicas recibidas en los últimos años, para controlar el límite de minimis.
• Últimas cuentas o datos económicos a mano, por si hubiera que acreditar que la empresa no está en crisis.

Bloque 3: identificación y firma electrónica

Las ayudas estatales se tramitan por vía electrónica. En el Kit Digital, la solicitud se firmaba con certificado electrónico, y la Orden ETD/734/2022 admitió además Cl@ve permanente o Cl@ve PIN para firmar el Acuerdo de Prestación con el agente. Comprueba con tiempo qué sistema tienes, quién lo usa en la empresa y si sigue vigente, porque cada procedimiento indica cuáles acepta.

La solicitud también podía presentarla un representante voluntario, con el modelo oficial que acompañaba a cada convocatoria. Si piensas recurrir a esa figura en una ayuda futura, la autorización debe hacerse con el documento que prevea esa convocatoria. Nunca entregues tu certificado, tus claves de Cl@ve o tu firma a una web o a un tercero que te los pida por correo, mensajería o teléfono.

• Certificado electrónico o Cl@ve activos, con la fecha de caducidad anotada.
• Equipo y navegador donde funciona la firma, probados antes del día clave.
• Si vas a usar representante, modelo oficial de la convocatoria y copia firmada para tu archivo.

Bloque 4: diagnóstico digital y proyecto

Para ser beneficiario del Kit Digital había que registrarse en el área privada de Acelera pyme y completar el test de diagnóstico digital, que evaluaba el nivel de madurez digital de la empresa. Después de implantar las soluciones, el beneficiario debía atender las peticiones de nueva evaluación. Es una buena pista de lo que valoran las ayudas a la digitalización: saber de dónde partes y medir hacia dónde vas.

Más allá del trámite, define qué quieres resolver. En el Kit Digital, las soluciones solo podían prestarlas los agentes digitalizadores adheridos, mediante un acuerdo que recogía funcionalidades, plazo e importe. Llegar con un proyecto claro te permite comparar propuestas y no aceptar la primera solución que te ofrezcan.

Ejemplo hipotético: una tienda de material de oficina con cuatro empleados anota que pierde ventas porque los presupuestos se envían por correo y nadie hace seguimiento. Su necesidad no es «una web nueva», sino ordenar clientes y presupuestos. Esa claridad le sirve tanto si hay ayuda como si no.

Bloque 5: lo que llega después de la concesión

Obtener la ayuda era solo el principio. En el Kit Digital, el beneficiario tenía 6 meses desde la notificación de la concesión para formalizar los acuerdos con agentes digitalizadores; pasado ese plazo perdía el importe no comprometido. La ejecución tenía dos fases, de hasta 3 meses y de 12 meses, y cada una su plazo de justificación.

Planificar esta parte evita sorpresas. Asigna a una persona responsable, guarda cada documento en una carpeta común y apunta las fechas en el calendario de la empresa, no en la memoria de quien hizo el trámite.

• Fecha de notificación de la concesión y fecha límite para firmar acuerdos.
• Copia de cada acuerdo, factura y comunicación con el proveedor.
• Calendario de las fases de ejecución y de justificación.
• Conservación de la documentación justificativa durante al menos 4 años.

Cómo usar esta lista sin caer en atajos

Revisa la lista cada pocos meses y actualiza lo que cambie: una nueva contratación, un cambio de domicilio, un certificado renovado. Cuando se publique una convocatoria, lo primero será leer su texto en el BOE y en la sede del organismo convocante, y ajustar cada bloque a lo que pida.

Desconfía de quien te ofrezca «reservar plaza» o «preinscribirte» en una ayuda que todavía no existe: las listas de espera de webs privadas no son solicitudes oficiales. Esta web la edita Nextmedia, una empresa privada que no es Red.es ni actúa en su nombre; aquí encontrarás información para prepararte, no un atajo para obtener una ayuda.